Política de privacidad y tratamiento de datos

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Juan David Otero Torres, desarrollador independiente que publica Kapi, con domicilio en Cali, Colombia. En esta política lo llamamos "Kapi" o "nosotros".

Correo para temas de datos personales: juanoterot@outlook.com.
WhatsApp: +57 312 600 6315.
Quien atiende las consultas y reclamos sobre datos es el mismo responsable, por esos canales.

Definiciones

Usamos estas palabras con el sentido que les da la ley:

Titular: la persona a la que se refieren los datos.
Dato personal: cualquier información que te identifica o te puede identificar.
Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
Tratamiento: cualquier operación con los datos, como recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.
Transmisión: el envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: el envío de datos a otro responsable.

Principios

Tratamos los datos según los principios de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad y finalidad: solo para fines legítimos que te informamos.
Libertad: solo con tu autorización, salvo que la ley diga otra cosa.
Veracidad y calidad: datos completos, exactos y actualizados.
Transparencia: puedes saber en cualquier momento qué datos tuyos tenemos.
Acceso y circulación restringida: solo los ven las personas autorizadas.
Seguridad y confidencialidad: los protegemos y guardamos reserva sobre ellos.

Salones, equipo y clientas

Kapi es una herramienta para salones de belleza. La usan tres tipos de personas: la dueña o administradora del salón, las estilistas y las clientas del salón.

Datos de las clientas: el salón decide qué datos de sus clientas registra y para qué. El salón es el responsable de esos datos y Kapi los trata por cuenta del salón, como encargado, siguiendo sus instrucciones.
Datos de las cuentas del salón: Kapi es responsable de los datos de la cuenta de la dueña, las administradoras y las estilistas, y de los datos que el salón nos da para su suscripción.

Si eres clienta de un salón, tu salón es tu primer contacto para cualquier solicitud sobre tus datos. También puedes escribirnos y la llevamos al salón.

Qué datos tratamos

Solo tratamos los datos que la app necesita para funcionar. Son estos:

Cuenta: nombre, correo y teléfono. El inicio de sesión lo maneja Amazon Cognito; tu contraseña no la vemos ni la guardamos nosotros.
Equipo del salón: rol, sede, documento, especialidades, comisiones y días de trabajo de cada estilista.
Salón: nombre, ciudad, barrio, dirección, teléfono y WhatsApp del salón.
Ficha de la clienta: nombre, tipo y número de documento, teléfono, correo, cumpleaños, dirección, nombre para la factura, estilista preferida, notas del salón y preferencias de servicio.
Historia técnica: fórmulas de color (marca, tonos, gramos, oxidante, tiempos), notas de cada visita y quién las registró. El salón solo puede guardarlas si la clienta dio su autorización.
Fotos del antes y el después: se guardan solo con la autorización de la clienta y solo las ve su salón y ella.
Citas: fecha, hora, servicio, estilista, precio, estado, notas y cambios.
Compras en la tienda del salón: productos, valores, dirección y teléfono de entrega.
Pagos: referencia y estado de la transacción, medio de pago, franquicia y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta. Nunca guardamos el número completo de la tarjeta ni su código de seguridad.
Facturación electrónica: tipo y número de documento, nombre, correo y teléfono de quien recibe la factura, y la factura misma (código CUFE, XML y PDF).
Planes de cuidado, seguimientos, reseñas, recomendaciones de productos y mensajes que el salón te envía dentro de la app.
Chat de soporte: los mensajes que el salón cruza con el equipo de Kapi.
Preferencias de notificación: por qué canales quieres recibir avisos (WhatsApp, la app o correo).
Autorizaciones: si aceptaste el tratamiento de datos, cuándo, en qué versión, si aceptas mensajes por WhatsApp y si revocaste la autorización.
Registros técnicos: registros de funcionamiento del servidor en Amazon CloudWatch, que pueden incluir la dirección IP, la fecha y el resultado de cada solicitud.

No usamos herramientas de analítica, publicidad, reporte de fallos, notificaciones push de terceros ni seguimiento entre apps o sitios. No pedimos tu ubicación ni tus contactos.

Datos sensibles

Kapi no te pide datos sensibles y no estás obligada a entregarlos. Si una pregunta toca un dato sensible, responderla es opcional.

La historia técnica y las fotos del antes y el después solo se registran con tu autorización expresa. Las fotos no se usan para reconocerte ni para ningún tratamiento biométrico. El salón debe evitar escribir en las notas datos de salud que no necesite para atenderte.

Permisos del celular

La app solo pide un permiso cuando lo necesitas, y puedes negarlo o quitarlo desde los ajustes de tu celular:

Cámara: para tomar las fotos del antes y el después de un servicio.
Fotos: para subir una foto que ya tienes o guardar en tu galería las fotos que eliges descargar.
Calendario: para agregar una cita del salón a tu calendario cuando lo pides. Kapi no lee los otros eventos de tu calendario.

Para qué usamos los datos

Crear y proteger tu cuenta, y permitir que inicies sesión.
Que el salón maneje su agenda, sus clientas, sus fórmulas, su inventario, su caja y su tienda.
Que la clienta vea sus citas, sus fotos, su plan de cuidado y sus compras.
Procesar pagos y emitir facturas electrónicas cuando el salón lo hace.
Enviar avisos sobre tus citas, tus pedidos o tu cuenta por los canales que elegiste.
Cobrar la suscripción del salón y avisarle sobre su estado.
Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
Dar soporte, mantener la seguridad del servicio, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. Si queremos usar tus datos para algo distinto, te lo contamos y te pedimos autorización antes.

Niñas, niños y adolescentes

Kapi no está dirigida a menores de 14 años y no les pedimos que creen una cuenta. Si un salón registra datos de una persona menor de edad, debe tener la autorización de su madre, padre o representante, respetar su interés superior y sus derechos fundamentales. Si crees que tenemos datos de un menor sin esa autorización, escríbenos y los borramos.

Encargados y terceros

Solo compartimos datos con proveedores que necesitamos para prestar el servicio. Actúan como encargados o por su propia cuenta según su función, y los protegen según su contrato con nosotros y su propia política:

Amazon Web Services (Estados Unidos, región us-east-1): aloja la app, la base de datos, las fotos y los registros, maneja el inicio de sesión (Cognito) y envía los correos (SES).
Wompi (Bancolombia): procesa los pagos con tarjeta y otros medios. Los datos de la tarjeta van directo a Wompi.
Proveedor tecnológico de facturación electrónica autorizado por la DIAN: recibe los datos de la factura solo cuando el salón emite facturas electrónicas, y la DIAN los recibe por ley.
WhatsApp: Kapi no envía mensajes por WhatsApp. Cuando tú o el salón eligen escribir por WhatsApp, la app abre tu WhatsApp con un mensaje listo hacia el chat del salón y eres tú quien lo envía. Lo mismo pasa si nos escribes a nuestro WhatsApp de soporte. Esos mensajes los rige la política de WhatsApp.
Google Fonts: la app y el panel descargan las fuentes de Google, que recibe tu dirección IP al hacerlo.
Apple App Store y Google Play: distribuyen la app y tienen sus propias políticas.

También entregamos datos a una autoridad cuando una ley o una orden válida lo exige. No transferimos datos a otros responsables para sus propios fines.

Transmisión internacional

Los datos se guardan en servidores de Amazon Web Services en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión. Amazon actúa como encargado, trata los datos solo para prestarnos el servicio y aplica medidas de seguridad equivalentes o superiores a las exigidas en Colombia.

Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

No usamos cookies de analítica, publicidad ni seguimiento. Solo guardamos en tu dispositivo lo necesario para que el servicio funcione:

Este sitio no usa cookies. Guarda en tu navegador si elegiste el tema claro u oscuro.
El panel web usa cookies propias para mantener tu sesión abierta, por un máximo de 30 días o hasta que cierres sesión. También guarda en tu navegador el tema, la sede que elegiste y si ya viste el mensaje de bienvenida.
La app guarda tu sesión en el almacenamiento seguro del celular, tus preferencias en la memoria de la app y una copia temporal de las fotos para mostrarlas más rápido.

Si borras las cookies o los datos del navegador o de la app, se cierra tu sesión y vuelven los ajustes por defecto.

Cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras tu cuenta exista o el salón use Kapi, y mientras sea necesario para las finalidades de esta política.
Si una clienta borra su cuenta, borramos su ficha, sus fotos, su historia técnica y sus mensajes de inmediato. Las citas, compras y ventas quedan sin su nombre ni sus datos de contacto para la contabilidad del salón.
Si una persona del equipo borra su cuenta, borramos su acceso y sus datos personales (correo, celular, foto y documento). El salón conserva sus citas, ventas, comisiones, nómina y facturas con su nombre, como lo exige la ley.
Si la única dueña de un salón borra su cuenta, el salón se cierra y sus datos se borran 30 días después.
Las facturas electrónicas se conservan con los datos que exige la ley tributaria (nombre, documento y contacto de quien la recibe), por el tiempo que esa ley indica.
Si un salón cancela o deja de pagar su suscripción, su información se borra 60 días después de la suspensión. Le avisamos 7 días y 1 día antes.
Los archivos de "Descargar mis datos" y "Exportar datos" se borran al día siguiente y su enlace vence en una hora.
Los registros técnicos se borran a los 30 días.

Seguridad

La información viaja cifrada y se guarda cifrada. Las fotos están en un espacio privado y solo se abren con enlaces que vencen. Cada salón solo ve sus propios datos y cada persona solo ve lo que su rol permite.

Ningún sistema es perfecto. Si detectamos un incidente que afecte tus datos, te avisamos y avisamos a la Superintendencia de Industria y Comercio como manda la ley.

Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

Conocer qué datos tuyos tenemos y para qué los usamos.
Actualizarlos y corregirlos, también si son parciales, inexactos o incompletos.
Pedir prueba de la autorización que diste.
Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, salvo cuando la ley o un contrato vigente nos obligan a conservarlos.
Acceder gratis a tus datos.
Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros o ante el salón.

Estos derechos los puedes ejercer tú, tus herederos, tu representante o apoderado, o quien la ley autorice.

Nuestros deberes

Como responsable de los datos de las cuentas, y como encargado de los datos que cada salón registra, nos comprometemos a:

Garantizarte el ejercicio de tus derechos.
Guardar prueba de tu autorización y tratar tus datos solo para las finalidades autorizadas.
Proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Actualizar o corregir los datos cuando sea procedente.
Tramitar las consultas y los reclamos en los plazos de la ley.
Seguir las instrucciones del salón sobre los datos de sus clientas y no usarlos para nada más.
Avisar a la SIC sobre incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones.

Consultas y reclamos

Dónde hacer tu solicitud

En la app, si eres clienta: Perfil > Privacidad y datos > "Descargar mis datos" o "Eliminar mi cuenta". Ahí también manejas tus autorizaciones y tus avisos.
En la app o en la web, si eres parte del equipo: en tu perfil, "Eliminar mi cuenta".
Con tu salón, que es responsable de los datos de tu ficha.
Por correo a juanoterot@outlook.com o por WhatsApp al +57 312 600 6315.

Incluye tu nombre, el correo o teléfono de tu cuenta, el salón, lo que necesitas y los documentos que quieras hacer valer. Antes de responder confirmamos tu identidad.

Consultas

Si quieres saber qué datos tuyos tenemos, te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos tu solicitud. Si necesitamos más tiempo te avisamos antes, con el motivo, y respondemos en máximo 5 días hábiles más.

Reclamos

Si quieres corregir, actualizar o borrar tus datos, o crees que no cumplimos la ley, puedes presentar un reclamo:

Si al reclamo le falta información, te lo decimos dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin que la completes, entendemos que desististe.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcamos tus datos con la nota "reclamo en trámite" hasta resolverlo.
Si el reclamo le corresponde a un salón, se lo pasamos en máximo 2 días hábiles y te avisamos.
Te respondemos en máximo 15 días hábiles desde que recibimos el reclamo completo. Si necesitamos más tiempo te avisamos antes, con el motivo, y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

Si no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio. Más detalles sobre el borrado en Borrar tu cuenta.

Cambios a esta política

Si cambiamos esta política publicamos la nueva versión aquí con su número y su fecha. Si el cambio es importante, por ejemplo una nueva finalidad o un nuevo encargado, te avisamos en la app antes de que aplique y, cuando la ley lo pida, te pedimos de nuevo tu autorización.

Vigencia

Esta política rige desde el 12 de octubre de 2026 y reemplaza las versiones anteriores. Las bases de datos estarán vigentes mientras Kapi preste el servicio y por los plazos de conservación descritos arriba.