Preámbulo
Kapi es un software para salones de belleza. Les da al salón, a su equipo y a sus clientas las herramientas para agendar, llevar fichas y fórmulas, cobrar, vender y mantenerse en contacto.
Estos términos son el marco general de esa relación. Se complementan con la Política de privacidad, la página de Ayuda y soporte y la página para Borrar tu cuenta. Si algo se contradice, mandan estos términos, salvo en lo que esos documentos regulan de forma especial.
Kapi se usa según las leyes de Colombia y los principios de buena fe, transparencia y respeto por los derechos de las personas, en especial los de quien usa Kapi como consumidora.
Disposiciones generales
1. Objeto
Estos términos regulan el registro, el acceso y el uso de Kapi, y los derechos y obligaciones de Kapi y de cada persona según el rol que tenga en la plataforma.
2. Ámbito
Aplican a toda persona que entre a Kapi, cree una cuenta o use cualquiera de sus partes: el panel web, la app para iOS y Android y este sitio. Rigen desde el primer acceso y mientras exista la relación, incluso para lo que deba hacerse después de terminar, como atender un reclamo.
3. Aceptación
Para crear una cuenta debes leer y aceptar estos términos marcando la casilla de aceptación. Esa aceptación electrónica tiene el mismo valor que una firmada, según la Ley 527 de 1999. Kapi guarda la fecha y la versión que aceptaste. Si no estás de acuerdo con estos términos, no uses Kapi.
4. Capacidad
Para abrir la cuenta de un salón debes ser mayor de edad y tener capacidad legal, o actuar en nombre del salón con facultad para hacerlo. Kapi no está dirigida a menores de 14 años. Una clienta menor de edad solo puede usar Kapi con la autorización de su madre, padre o representante. Te comprometes a dar información verdadera y a mantenerla al día.
5. Definiciones
- Kapi: el software y su responsable, Juan David Otero Torres, desarrollador independiente con domicilio en Cali, Colombia.
- Plataforma: el panel web, la app para iOS y Android y este sitio.
- Salón: el negocio de belleza que se suscribe a Kapi, con una o varias sedes.
- Dueña: la persona que crea la cuenta del salón y la administra. Un salón puede tener más de una.
- Equipo: las administradoras y estilistas que el salón invita.
- Clienta: la persona que el salón atiende y que usa la app para ver sus citas, su historial y comprar en la tienda del salón.
- Suscripción: el plan que el salón paga para usar Kapi.
Kapi y la plataforma
6. Qué es Kapi
Kapi es una herramienta tecnológica. No es un salón, no presta servicios de belleza, no vende los productos de la tienda del salón, no es empleador del equipo del salón ni una entidad financiera. Las relaciones entre el salón, su equipo y sus clientas son de ellos.
7. Alcance de la plataforma
Con Kapi el salón maneja agenda, clientas, fórmulas, fotos, inventario, caja, tienda, comisiones y facturación. La clienta ve sus citas, sus fotos y su plan de cuidado, y compra en la tienda de su salón. Las funciones pueden cambiar con el tiempo. Si quitamos o cambiamos algo importante, avisamos antes cuando sea posible.
8. El papel de Kapi
Kapi pone la tecnología, la mantiene, la protege y da soporte. No dirige el trabajo del salón ni responde por las obligaciones que cada salón tiene con su equipo o sus clientas.
9. Autonomía del salón
El salón decide sus servicios, precios, horarios, productos, comisiones y la forma de atender a sus clientas. Usar Kapi no crea una sociedad, una relación laboral, un mandato ni una exclusividad entre Kapi y el salón.
10. Sugerencias automáticas
Cuando Kapi muestra sugerencias, por ejemplo las de Lía, son una ayuda: siempre dicen por qué aparecen y puedes descartarlas. No son un diagnóstico ni una recomendación profesional. La decisión sobre cada servicio, fórmula o producto es del salón.
Quiénes participan
11. El salón y su dueña
La dueña crea la cuenta del salón, elige el plan, invita a su equipo, define qué puede hacer cada rol y responde por el uso que hacen las cuentas de su salón.
12. El equipo
Las administradoras y estilistas usan Kapi por invitación del salón y según el rol que el salón les da. Su relación con el salón es independiente de Kapi.
13. La clienta
La clienta usa Kapi por invitación de su salón. Las citas, los servicios, los precios y los productos los ofrece su salón, no Kapi. Si tienes una duda sobre un servicio, un pedido o un pago, escríbele a tu salón.
14. Los datos de las clientas son del salón
El salón es responsable de los datos que registra de sus clientas y Kapi los trata por su cuenta. Por eso el salón se compromete a:
- Pedir la autorización de cada clienta antes de registrar su historia técnica, sus fotos o escribirle por WhatsApp.
- Usar los datos solo para atender a la clienta y no compartirlos fuera del salón.
- Atender las solicitudes de sus clientas sobre sus datos en los plazos de la ley.
- Mantener en reserva las contraseñas de su equipo y quitar el acceso a quien ya no trabaja en el salón.
15. Obligaciones de todos
Quien usa Kapi se compromete a:
- Dar información verdadera, completa y actualizada.
- Cuidar su contraseña y avisarnos si alguien entró a su cuenta sin permiso.
- Usar Kapi según la ley y estos términos, y respetar los derechos de las demás personas.
- Cumplir lo que acuerde con el salón o con sus clientas.
- Atender lo que Kapi le pida de forma razonable para la seguridad y el buen funcionamiento del servicio.
16. Uso no permitido
No puedes:
- Registrar datos de personas sin su autorización o datos falsos.
- Subir fotos o contenido que no te pertenece o que viole derechos de otras personas.
- Intentar entrar a cuentas o datos de otros salones o personas.
- Copiar, desarmar o sobrecargar el servicio, ni usarlo para enviar mensajes no deseados o para fines ilegales.
Uso del servicio
17. Citas, ventas y tienda
Las citas, los servicios y las ventas se registran según las funciones disponibles y las reglas que define cada salón, como horarios, anticipos o cancelaciones. Esas reglas las fija el salón y le corresponde cumplirlas.
18. Mensajes y WhatsApp
Kapi envía avisos dentro de la app y por correo. Kapi no envía mensajes por WhatsApp: cuando tú o el salón eligen escribir por WhatsApp, la app abre el chat del salón con un mensaje listo y quien lo envía es la persona. El salón solo debe escribirle por WhatsApp a quien lo autorizó.
19. Registros
Kapi guarda el historial de lo que pasa en la plataforma, como citas, cambios, pagos y autorizaciones, para que el servicio funcione, para atender reclamos y para cumplir la ley. Ese historial sirve como prueba de lo ocurrido, sin perjuicio de tu derecho a controvertirlo.
20. Suspensión por incumplimiento
Si alguien rompe estos términos o pone en riesgo la seguridad de Kapi o de otras personas, podemos limitar o suspender su cuenta. Te avisamos antes y te explicamos el motivo cuando sea posible.
Suscripción y pagos
21. Planes y prueba gratis
Kapi se ofrece por suscripción mensual o anual. Los planes, sus precios en pesos colombianos y lo que incluyen se muestran en este sitio y en la web de Kapi antes de que pagues. El salón empieza con 30 días de prueba gratis, sin tarjeta. Los planes se eligen y se pagan en la web de Kapi, no dentro de la app ni en las tiendas de Apple o Google.
22. Cobro
El cobro lo procesa Wompi, que tiene sus propios términos. Kapi no guarda los datos de la tarjeta. Con los medios que se pueden guardar, el cobro se hace solo cada periodo. Con los demás, la dueña paga cada periodo desde la web y le recordamos antes. Por cada cobro Kapi expide el documento que exige la ley tributaria.
23. Cambios de plan
Subir de plan o agregar estilistas o sedes aplica de inmediato y se cobra la diferencia por los días que quedan del periodo. Bajar de plan o quitar extras aplica desde el siguiente periodo, sin devolución. Antes de confirmar te mostramos el cálculo.
24. Pago fallido, solo lectura y suspensión
- Si un cobro falla, reintentamos durante 5 días y avisamos a la dueña.
- Si la prueba termina sin pago o el cobro sigue sin pasar, el salón queda 5 días en solo lectura: el equipo ve la información pero no crea ni edita, y la dueña puede exportar sus datos.
- Después el salón se suspende. Si la dueña paga antes del borrado, todo vuelve como estaba.
- 60 días después de la suspensión borramos la información del salón. Avisamos a la dueña 7 días y 1 día antes.
25. Cancelación
La dueña puede cancelar cuando quiera desde la web, en la página de su suscripción. La cancelación aplica al final del periodo pagado; desde ahí el salón sigue el mismo camino de solo lectura, suspensión y borrado. Puede reversar la cancelación antes de que termine el periodo.
26. Pagos de las clientas al salón
Cuando una clienta paga un producto o un servicio del salón en la app, el pago lo procesa Wompi y el dinero es para el salón. El salón es quien vende, entrega, factura y responde por garantías, cambios, retracto y devoluciones según el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).
27. Facturación electrónica del salón
Si el salón factura desde Kapi, las facturas las emite el salón, con su resolución, a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. El salón responde por la información de sus facturas y por sus impuestos.
Atención y reclamos
28. Canales de atención
El equipo del salón tiene chat de soporte dentro de la app. Todas las personas pueden escribirnos a juanoterot@outlook.com o por WhatsApp al +57 312 600 6315. Los pasos y plazos están en Ayuda y soporte.
29. Reclamos sobre Kapi
Si algo de Kapi no funciona como debe o no estás de acuerdo con un cobro de la suscripción, escríbenos. Revisamos el caso, te decimos qué encontramos y qué vamos a hacer, y te respondemos en máximo 15 días hábiles.
30. Reclamos sobre el salón
Los reclamos sobre un servicio, un producto, un pedido o un pago hecho al salón los atiende el salón. Si nos escribes, te orientamos y le pasamos tu mensaje al salón cuando sea posible.
31. Datos personales
Las consultas y reclamos sobre datos personales siguen el procedimiento y los plazos de la Política de privacidad.
32. Derechos del consumidor
Nada en estos términos limita los derechos que la ley te da como consumidora, incluidos la garantía, el retracto y la reversión del pago cuando apliquen.
Responsabilidad
33. Principio general
Cada quien responde por lo que le corresponde según su papel. Que varias personas participen en una misma cita o venta no las hace responsables de forma solidaria, salvo que la ley lo diga.
34. Responsabilidad de Kapi
Kapi responde por mantener la plataforma, proteger los datos según la Política de privacidad, atender el soporte y cumplir estos términos. Trabajamos para que Kapi funcione siempre, pero puede haber pausas por mantenimiento o fallas de terceros. Si planeamos una pausa larga, avisamos antes.
35. Responsabilidad del salón y de las personas
El salón responde por sus servicios, sus productos, sus precios, sus fórmulas, sus facturas, su equipo y los datos que registra. Cada persona responde por la información que da y por el uso de su cuenta.
36. Límites
Kapi no responde por daños causados solo por el salón, su equipo o sus clientas, por información falsa o incompleta, por fuerza mayor o caso fortuito, ni por fallas de servicios de terceros fuera de nuestro control. En la medida que la ley lo permita, nuestra responsabilidad frente a un salón se limita al valor que pagó por la suscripción en los últimos tres meses. Estos límites no aplican cuando la ley no permite excluir la responsabilidad.
37. Propiedad intelectual
El software, la marca, el nombre de Lía, los diseños y los textos de Kapi son nuestros o tenemos derecho a usarlos. Usar Kapi no te da ningún derecho sobre ellos más allá de usar el servicio.
38. Tus datos y tu contenido
Tus datos y los de tu salón son tuyos. Nos das permiso de guardarlos y mostrarlos solo para prestarte el servicio. Puedes descargarlos y, al borrar tu cuenta, los borramos según la Política de privacidad.
Disposiciones finales
39. Documentos de Kapi
Estos términos, la Política de privacidad, la página de Ayuda y soporte y la página para Borrar tu cuenta se leen en conjunto. Cada uno regula su tema.
40. Cambios a estos términos
Podemos cambiar estos términos por cambios en la ley, en la tecnología o en el servicio. Publicamos la nueva versión aquí con su número y su fecha. Si el cambio es importante te avisamos en la app antes de que aplique y, cuando la ley o el cambio lo pidan, te pedimos que los aceptes de nuevo.
41. Ley aplicable y controversias
Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Si surge un desacuerdo, buscamos primero resolverlo por los canales de atención. Eso no te impide acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces de Colombia.
42. Nulidad parcial
Si una parte de estos términos no es válida, el resto sigue vigente.
43. Vigencia
Estos términos rigen desde el 12 de octubre de 2026 y hasta que publiquemos una nueva versión. Para cualquier duda escríbenos a juanoterot@outlook.com.